Checkliste Hochzeitsplanung: In 10 Schritten zur perfekten Hochzeit

Herzlichen Glückwunsch – wenn Sie das lesen, sind Sie vermutlich frisch verlobt und/oder planen, bald zu heiraten.

Vielleicht hängen Sie daher gerade ein bisschen in der Luft: Sie wissen nicht, wo Sie mit der Planung anfangen sollten. Wie fast alle Paare haben vermutlich auch Sie Angst, etwas Wichtiges zu vergessen. Sie fragen sich bestimmt auch, wie viel Vorlaufzeit Sie brauchen. Wann sollten Sie die Location buchen? Wie lange vor der Hochzeit sollten Sie die Einladungen versenden?

Als Betreiber eines Hochzeitshotels war ich bereits in die Planung hunderter Hochzeiten involviert und habe viele Paare bei den Vorbereitungen unterstützt. Um auch Ihnen die Planung zu erleichtern, habe ich die 10 wichtigsten Schritte gesammelt und daraus eine Checkliste erstellt.

Diese Checkliste für die Hochzeitsplanung hilft Ihnen, nichts zu vergessen und am Tag der Trauung vielleicht sogar ein bisschen entspannter zu sein…

Tipp: Drucken Sie sich die Liste aus und haken Sie die Punkte ab, die Sie schon erledigt haben!

Schritt # 1 Save the Date – legen Sie ein Datum für die Hochzeit fest

Als erstes sollten Sie ein Datum festlegen. Das Datum kann ruhig mindestens ein Jahr in der Zukunft liegen. Dadurch bleibt Ihnen ausreichend Zeit, die nächsten Punkte der Checkliste stressfrei abzuarbeiten…
Steht das Datum fest? Verbreiten Sie die Neuigkeit zeitnah unter Ihren Freunden, damit sich alle diesen Tag freihalten. Dafür können Sie “Save the Date” Kärtchen versenden oder einfach (und kostengünstiger ;)) moderne Nachrichtenkanäle wie Whats’s App oder E-Mails verwenden.
Klären Sie auch gleich, worauf Sie und Ihr Partner / Ihre Partnerin bei der Hochzeit Wert legen.
Das erspart Ihnen später vielleicht das ein oder andere Missverständnis (z.B. weil er nur an eine standesamtliche Hochzeit gedacht hat, Sie hingegen schon nach der passenden Kirche für eine kirchliche Hochzeit suchen) oder langwierige Diskussionen (z.B. darüber, ob das Menüs drei oder sechs Gänge haben sollte).

Schritt # 2 Finden & buchen Sie die perfekte(n) Location(s) – so früh wie möglich

Überlegen Sie zuerst, wo die Trauung stattfindet: in der Kirche, am Standesamt oder in Form einer freien Trauung an einem See oder auf einer Wiese? Wo soll die Feier danach stattfinden – in einem gemieteten Saal oder im großen Hochzeitszelt mit Cateringservice oder doch in einem Hotel oder Restaurant?
Erstellen Sie eine Liste, wie viele Leute in etwa dabei sein werden. Diese kann bei der Wahl der Location hilfreich sein (ungefähre Angaben reichen fürs Erste).
Holen Sie Angebote ein und vereinbaren Sie Besichtigungstermine.
Buchen Sie die Location(s) Ihrer Wahl so früh wie möglich (Beliebte Locations sind häufig mehr als 12 Monate im Voraus ausgebucht!)

Worauf Sie bei einer Location achten sollten, können Sie übrigens hier nachlesen: „Schon die richtige Location gefunden? Auf diese 4 Dinge müssen Sie achten“

Schritt # 3 Versenden Sie die Hochzeitseinladungen – ca. 6 Monate vorher

Nun, da Sie Datum und Location(s) haben, können Sie sich um die Einladungen kümmern:

Erstellen Sie zuerst eine genaue Gästeliste: Wie viele Einladungen benötigen Sie?
Design & Druck: Geben Sie das Design und den Druck Ihrer Einladungen in Auftrag oder werden Sie selbst kreativ.
Etwa 6 Monate vor der Hochzeit können Sie damit beginnen, die Einladungen per Post zu versenden oder persönlich zu überreichen.
Nicht vergessen: Sie sollten Ihre Gäste in der Einladung um eine Zu- oder Absage bis zu einem bestimmten Datum bitten. Dadurch können Sie später besser planen und sind nicht überrascht, wenn Onkel Tony und Tante Matilda plötzlich bei der Hochzeitsfeier erscheinen.
Kontrollieren Sie auch, ob wirklich alle eine Zu- oder Absage geschickt haben und kontaktieren Sie jene, die es nicht getan haben. Sobald alle Rückmeldungen eingetroffen sind, kontaktieren Sie Ihre Location, um dort die genaue Personenzahl bekannt zu geben (Damit diese besser planen können, wie viele Menüs zubereitet werden müssen, etc.)

Schritt # 4 Buchen Sie Musik, Hochzeitsredner & Co – 12 bis 9 Monate vorher

Wenn Sie einen bekannten Trauredner, einen bestimmten DJ oder eine bestimmte Band möchten, sollten Sie diesen Punkt so früh wie möglich abhaken. Ansonsten kann es passieren, dass diese an Ihrem Hochzeitsdatum bereits anderweitig engagiert sind.

Sie sollten möglichst bald einen Trauredner oder Priester kontaktieren & “buchen” (Sie können dann auch gleich Termine für Erstgespräche etc. vereinbaren)
Organisieren Sie auch Musik für die Zeremonie, das lockert auf und schafft Emotionen
Was wäre der Hochzeitswalzer ohne Musik? Buchen Sie daher rechtzeitig eine Band und/oder einen DJ für die Feier

Schritt # 5 Fotos & Videos – Wie wollen Sie Ihre Hochzeit festhalten?

Denken Sie auch früh genug daran, einen Fotografen zu engagieren. Fotos und Videos sind tolle Erinnerungen an Ihre Hochzeit, auf die Sie sicher nicht verzichten möchten!

Suchen Sie rechtzeitig einen Fotografen. Auch beim Fotografen hängt die Verfügbarkeit stark von seiner Bekanntheit ab. Wenn Sie einen Hobbyfotografen aus Ihrem Freundeskreis engagieren, können Sie diesen Punkt etwa 6 bis 8 Monate vor der Hochzeit angehen (Oder Ihn gleich beim Überreichen der Einladung fragen 😉). Wollen Sie hingegen einen bekannten Hochzeitsfotografen beauftragen, sollten Sie das mindestens 9 bis 10 Monate vor der Hochzeit (In diesem Beitrag können Sie nachlesen, worauf Sie dabei achten sollten: Hochzeitsfoto: An diesen 5 Zeichen erkennen Sie den richtigen Fotografen)
Sie möchten auch ein Video von der Zeremonie und/oder der Hochzeitsfeier? Der Fotograf filmt entweder selbst oder arbeitet mit jemandem zusammen, der das Filmen übernehmen kann. Klären Sie das vorher ab und suchen Sie bei Bedarf jemanden, der Ihre Hochzeit als Video festhält.
Möchten Sie mehr als die “Standardfotos”? Wie wäre es mit einer kreativen Fotobox? Oder stellen Sie Ihren Gästen altmodische Kameras mit Film zur Verfügung. Lustige Erinnerungsfotos sind damit garantiert.
Erkundigen Sie sich bei Freunden oder im Internet nach Fotoideen und schreiben Sie eine Liste. Welche Fotos hätten Sie gern? Welche Kulisse und welche Posen finden Sie romantisch, welche kitschig? Vergessen Sie dabei nicht das Gruppenfoto! Dafür sind übrigens Drohnen-Fotos von oben sehr gut geeignet und eine tolle Alternative zu Treppen (die häufig doch zu schmal sind für ihre Gästeliste) oder Hügeln (deren Neigung schlussendlich doch nicht so ideal ist).

Schritt # 6 Planen Sie das Essen & die Getränke

Legen Sie das Menü fest – vergessen Sie dabei nicht, Alternativen für Vegetarier, Veganer oder Menschen mit einer Allergie/Unverträglichkeit einzuplanen
Vereinbaren Sie einen Termin zum Probeessen
Klären Sie, ob es eine Getränkepauschale gibt. Welche Getränke bietet Ihre Location überhaupt an (Wein, Bier, Kaffee zum Kuchen, Cocktails, …)? Wie werden diese verrechnet? Können/wollen Sie Ihre eigenen Getränke mitbringen?
Vergessen Sie nicht, auch die Häppchen für den Aperitif und/oder für einen Mitternachtssnack in Auftrag zu geben
Wer macht die Hochzeitstorte? Klären Sie diese Frage auch mit Ihrem Gastgeber ab: Vielleicht kann dieser eine Torte zu einem guten Preis anbieten. Das erspart Ihnen zudem am Tag der Hochzeit die Sorge, ob die Torte auch planmäßig geliefert wird. Falls Sie Ihre Hochzeitstorte doch anderswo in Auftrag geben, sollten Sie mit dem Gastgeber klären, ob ein Aufpreis für das Kuchengedeck anfällt. (Mehr rund um die Kosten des Hochzeitsessens können Sie hier nachlesen: Wie viel wird das Hochzeitsessen kosten? Diese 3 Punkte machen den Preis)

Schritt # 7 Kaufen Sie Brautkleid, Anzug & Ringe

Denken Sie früh genug daran, ein Brautkleid auszusuchen. Es kann unter Umständen schon mal 6 bis 9 Monate dauern, bis das Kleid geliefert wird.
Suchen Sie einen Anzug aus. Das eilt weniger, als das Brautkleid und kann auch erst etwa 3 bis 5 Monate vorher erledigt werden.
Ebenfalls etwa 3 bis 5 Monate vorher sollten Sie die Ringe aussuchen und gravieren lassen.

Schritt # 8 Kümmern Sie sich um die Dekoration am Ort der Trauung, der Feierlocation und um den Brautstrauß

Wer soll den Ort der Trauung dekorieren? Wollen Sie das selbst erledigen oder wollen Sie jemanden damit beauftragen? Wie soll dekoriert werden (Blumen, Schleifen, Kerzen,…)?
Legen Sie die Tischordnung fest, basteln oder bestellen Sie die Tischkärtchen und kümmern Sie sich darum, wie die Tischdekoration aussehen soll.
Vereinbaren Sie einen Termin beim Floristen und klären Sie, welche Blumen Sie möchten. Klären Sie schon vorab, welche Blumen wann geliefert werden und wer diese vor Ort drapiert.
Wenn Sie schon beim Floristen sind: Geben Sie den Brautstrauß in Auftrag!

Schritt # 9 Legen Sie einen Zeitplan für den Tag der Hochzeit fest

Ihre Gäste wollen sicher schon in der Einladung erfahren, wie spät die Trauung stattfindet. Auch der Gastgeber Ihrer Location, der Fotograf etc. wollen von Ihnen genaue Zeiten haben. Daher sollten Sie möglichst bald einen Zeitplan erstellen.

Machen Sie sich Gedanken über den Ablauf der Hochzeit und erstellen Sie daraus einen Zeitplan. Starten Sie mit der Frage: Wie spät findet die Trauung statt?
Wann sollten sich alle Gäste am Ort der Trauung einfinden? Bzw. wie lange vor der Trauung sollten die Gäste da sein? (Seien Sie hier ruhig großzügig: Vielleicht möchte der ein oder andere vor der Trauung noch zur Toilette; manche finden den Ort der Trauung nicht sofort oder suchen länger nach einem Parkplatz; bei Trauungen im Freien dauert es, bis alle am Platz sitzen…)
Für welche Uhrzeit ist der Aperitif in etwa geplant?
Wann gibt es Essen?
Wie spät wird in etwa die Hochzeitstorte angeschnitten?
Wie lange darf gefeiert werden? Gibt es eine Sperrstunde oder ein Open End?

Schritt # 10 Was sonst nicht fehlen darf: Beamer und Leinwand, Gastgeschenke, Gästebuch, Gefährt für die Anfahrt & Übernachtungsmöglichkeit für Gäste

Gibt es vor Ort eine Möglichkeit, Filme, Fotos & Co an die Wand zu projizieren? Ihre Freunde und Familienmitglieder werden vermutlich altes Bildmaterial eigens für Ihre Hochzeit ausgraben. Vielleicht haben auch Sie selbst eine kleine Präsentation geplant. Klären Sie mit ihrem Gastgeber, was technisch möglich ist!
Eventuell: Hochzeitszeitung, Gästebuch, etc. beschaffen
Suchen Sie nach Ideen für Gastgeschenke – online, bei Freunden, in Hochzeitszeitschriften. Basteln Sie die Geschenke bzw. geben Sie sie in Auftrag
Sie möchten nicht mit Ihrem „langweiligen“ Auto von der Kirche zur Feier fahren? Wie wäre es zum Beispiel mit einer Kutsche oder einem Oldtimer? Sollten Sie sich für eine Alternative zum Auto entscheiden, sollten Sie auch das früh genug (etwa 5 bis 8 Monate vorher) organisieren. Sonst kann es passieren, dass das Gefährt Ihrer Wahl für den Tag Ihrer Hochzeit bereits anderweitig gebucht ist.
Benötigen Ihre Gäste eine Übernachtungsmöglichkeit? Informieren Sie sich, wo Ihre Gäste unterkommen können und bis wann diese ihr Zimmer reservieren müssen. Vielleicht ist das ja sogar bei Ihrem Gastgeber möglich.

Und? Schon entspannter? Dank dieser Checkliste für Ihre Hochzeitplanung, werden Sie keinen wichtigen Schritt vergessen

Wenn Sie alle Punkte dieser Liste beachten, sind Sie gut auf Ihre Hochzeit vorbereitet. Natürlich können Sie diese Liste noch durch individuelle Wünsche und Programmpunkte ergänzen. Drucken Sie die Liste am besten aus und planen Sie einige Zeilen für Notizen und persönliche Zusatzpunkte ein. Machen Sie lieber mal eine Notiz zu viel als eine zu wenig, dann können Sie auch garantiert nichts vergessen.

Sollten Sie noch Fragen zu Ihrer Hochzeitsfeier & Hochzeitslocation haben, kontaktieren Sie mich gerne für einen persönlichen Beratungstermin. Sie erreichen mich telefonisch unter +43(0) 5223 52511-0 oder per Mail an info@speckbacherhof.at oder über unser Kontaktformular.

Herzlichst,
Andreas Hofmann

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